THE BRITISH SCHOOLS

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Prof. A.E. Viana

CONTABILIDAD

Propiedad – El derecho de propiedad privada está reconocido de una manera casi universal en la sociedad económica moderna y es una de las piedras fundamentales en que ésta se basa. La característica preponderante de la era comercial de nuestros días estriba en una vasta acumulación de bienes bajo la propiedad del individuo o grupo de ellos, cuyo deseo de aumentar sus respectivas riquezas constituye el más poderosos aliciente para el desarrollo de los esfuerzos de cada uno.

Cuando se trata de propiedad privada, se reduce a las diferentes formas de riqueza cuyo lícito dominio puede recaer en individuos aislados o agrupados que gobiernan y utilizan los bienes en cuestión con arreglo a sus intereses particulares. Estos individuos o grupos de individuos constituyen el medio a través del cual se producen las actividades mercantiles de la sociedad, y reciben el nombre de "unidades comerciales".

 La unidad comercial – La sociedad económica se ha constituido, pues, en un sinnúmero de unidades u organizaciones mercantiles independientes que, como hemos dicho, representan el medio a través del cual actúa aquella con el esencial y definitivo propósito de satisfacer fácil y eficazmente las necesidades económicas del hombre. Estas organizaciones individuales están siempre sometidas a la intervención del conjunto de la sociedad, no obstante estar dirigidas por determinados miembros de ella, como lo demuestran en todas partes las leyes, reglamentos y disposiciones con que la masa social trata de fiscalizar las actividades del individuo atendiendo al mayor bienestar de su conjunto. Aún cuando en casi todo el mundo los negocios se desenvuelven en forma individual, existe la tendencia progresiva en que la sociedad ejerza la máxima intervención y gobierno en todos los aspectos de la actividad privada, con miras, repetimos, a mantener en primer lugar, el bienestar de sus componentes.

 Organización interna de la unidad comercial – No tardó la sociedad en advertir que solo por medio de una división muy especializada de sus actividades sería imposible satisfacer sin mermar sus necesidades económicas rápidamente crecientes. Por esta causa, y con el fin de desarrollar las tan diversas actividades, se han ido creando unidades mercantiles privadas, que a su vez, dentro del respectivo régimen anterior, se organizan en departamentos o secciones, para lograr mejor su cometido. Los negocios, en general, pueden comprenderse en dos grandes grupos que corresponden a la separación que el economista establece entre la producción y circulación de bienes, y para desenvolver unas u otras de dichas actividades, se ha considerado muy conveniente la separación en distintos departamentos de ciertas funciones que resultan a la producción y el intercambio.

El fin de tales departamentos depende principalmente de la magnitud de la empresa, de su complejidad de organización y, en cierto modo, del criterio personal de sus elementos directores. En general, puede dividirse bajo las siguientes denominaciones:

1 – Departamento Financiero

2 – Compras o Fabricación

3 – Ventas.

4 – Personal.

5 – Dirección General.

Dos son las principales actividades encomendadas al Departamento Financiero: 1) El problema de la inversión inicial, que abarca también el de adquirir la instalación adecuada para el mejor desarrollo del negocio; 2) El problema de financiar la explotación, que consiste en proveer a la empresa del capital o fondos para su mejor desenvolvimiento. El régimen financiero de las compras, ventas, créditos, gastos de explotación y demás factores, constituye una gran parte del trabajo encomendado a este departamento.

El departamento de Compras o Fabricación, cumple las siguientes funciones: 1) Compra de la mercadería que sean objeto de tráfico de la empresa, cuando se trate de un negocio comercial propiamente dicho; 2) Fabricar los productos, en caso de una empresa industrial o manufacturera.

El departamento de Ventas está encargado de crear los mercados donde colocar los productos mediante publicidad etc., de la venta propiamente dicha y de la distribución o transporte de la mercadería, en los casos que corresponda.

El departamento de Personal se ocupa de la relación de los empleados con sus patrones. Su gestión más importante consiste en la contratación, adiestramiento, calificación, ascenso y bienestar del personal.

La función asignada al departamento de Dirección General, consiste principalmente en la vigilancia y dirección del negocio en su conjunto. Examinando los medios que utiliza el director de cualquier empresa para el adecuado desempeño del cargo, se puede advertir el lugar que ocupa la contabilidad dentro de toda la unidad comercial.

Registros, estadísticas y sus funciones – Desde los más remotos tiempos se ha venido utilizando diferentes clases de registros y estadísticas, que constituyen con frecuencia la que se en que se fundan nuestros conocimientos. Puede definirse en sentido amplio, como una memoria escrita, un relato o historia de los hechos. Rara vez han tenido un fin en sí mismos: más bien puede decirse que so nota esencial radica en el propósito de establecer y legar a la posteridad un informe de los acontecimientos. El conocimiento de los hechos pasados ha constituido siempre la guía y punto de partida para sucesivas actuaciones. Para ello la contabilidad representa uno de los factores más poderosos para el desarrollo de las actividades futuras de la empresa.

Misión de la contabilidad en los negocios – En los negocios pequeños, donde le propietario y el director están en íntimo contacto con todas las dependencias, e incluso concentran en si mismos todas las funciones, no son necesarios procedimientos especiales para estar al corriente de los trabajos, ni tampoco se advierte la necesidad de un minucioso sistema de registros para poder apreciar en cualquier momento su desenvolvimiento y situación. En cambio, cuando se trata de grandes empresas, donde le volumen y complejidad de operaciones imposibilitan a los elementos directivos intervenir en todas sus fases, en indispensable valerse de ciertos medios que proporcionen el conocimiento de la información fundamental. A la Contabilidad le incumbe suministrar los datos para que el director pueda tener la información en cuanto a situación y desenvolvimiento.

Relación de la Contabilidad con la ley – La determinación de los derechos que afectan a las distintas partes que intervienen en las funciones de producción, cambio y consumo de productos, corresponde a la ley, y muy en especial a la Ley de Comercio. La determinación por medio de registros del valor y magnitud de estos derechos compete a la Contabilidad en su relación con la ley.

El Comerciante – De lo anterior se deduce que la actividad comercial está regida por una serie de normas legales que tienen que ver desde el momento de la constitución del comercio, su período de funcionamiento, hasta su cierre.

En el momento de constituirse las disposiciones tienen que ver con la naturaleza jurídica de la empresa, porque de acuerdo a esta naturaleza los requerimientos serán diferentes. Previo a su funcionamiento, se deberá efectuar el registro ante entidades del Estado, con las que, luego, mantendrá vinculación. Algunas de ellas son: Banco de Previsión Social (B.P.S.), Dirección General Impositiva (D.G.I.), Inspección General del Trabajo en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Registro Público de Comercio.

Durante el funcionamiento. Existen normas del derecho comercial, de carácter laboral, previsión social y de carácter fiscal que rigen la actividad del comerciante.Visto hasta ahora el comerciante desde el punto de vista económico, veremos como define la ley a dicha actividad

Art. 9 - "Este artículo fue modificado habilitando a ejercer el comercio a toda persona mayor de dieciocho años"

Art. 27 – Están prohibidos de ejercer el comercio por incompatibilidad de estado:

1º - Las corporaciones eclesiásticas

 LOS LIBROS DE COMERCIO

De acuerdo a lo visto anteriormente, el comerciante lleva un registro de su actividad. Aparecen, entonces los Libros de Comercio, entendiéndose como tales a todos aquellos registros donde el comerciante debe anotar las operaciones relativas a su actividad.

Con estos registros se cumple con dos finalidades: 1) Cumplir con las disposiciones legales; 2) Tener la información necesaria para el respectivo control de la actividad de su comercio.

Nos referiremos ahora al aspecto legal de los Libros, es decir, a los requisitos que deben cumplir dichos registros de acuerdo a la Ley. Transcribimos para ello las disposiciones relativas del Código de Comercio.

 Art. 44 – Los que profesan el comercio contraen por el mismo hecho la obligación de someterse a todos los actos y formas establecidas en la ley mercantil. Entre estos se cuentan: